Voluntarius - Ideella Strategier

Föreningskunskap
Blogg

Ideella föreningens arkiv

 

Föreningen har skyldighet ur juridisk synvinkel att spara vissa handlingar. Den har också ett ansvar inför framtidens föreningsmedlemmar att spara sådant som behövs för att till exempel kunna skriva föreningens historia. Här ges förslag på vad som bör sparas i föreningens arkiv.

 

  

Föreningens arkiv

 

Detta bör föreningen spara (alltid de undertecknade originalen):

 

  • Alla årsmötes- och styrelseprotokoll och även sektions- och kommittéprotokoll och liknande om sådana finns.
  • Alla bilagor till ovanstående protokoll som rapporter, motioner, bokslutshandlingar, röstlängden.
  • Verksamhetsberättelser, medlemsförteckningar och matriklar.
  • Inkomna och utgående brev och skrivelser och register över dessa om sådant finns. Viktigare mejl.
  • Räkenskaper: För nyare bokföring, följ bokföringslagens bestämmelser på vad som ska sparas och hur länge. Spara sedan boksluten och andra viktiga räkenskapsdokument och äldre räkenskapshandlingar i föreningens arkiv.
  • Jubileumsskrifter och historiker, bilder, film och ljudupptagningar från den egna föreningens verksamhet. Märk dem med uppgifter om motiv, årtal och fotograf.
  • Trycksaker som föreningen själv producerat: affischer, program, vishäften, broschyrer, föreningstidningar, utbildningsmaterial, annonser, inbjudningar osv.
  • Utskrifter/kopior av hemsidor och liknande internetkommuniktion sparas åtminstonne årligen.
  • Tidningsurklipp om föreningen och dess verksamhet.
  • Kartor och ritning­ar med anknytning till föreningens verksam­het och lokaler.
  • Medlems- och annan statistik som rör den egna verksam­heten.
  • Avtal och kontrakt.
  • Handlingar rörande eventuell personal som föreningen som arbetsgiva­ren kan vara skyldig att bevara med tanke på bland annat pensioner och försäkringsfrågor.
  • Handlingar angående fastigheter, utbildning, konferenser, tävlings­verksamhet, kampanjer osv.
  • Föremål som fanor, ordförande­klubbor, stämplar, märken, klubbnålar och liknande.

Huvudsaklig källa: Föreningsarkivet i Södertälje och Nykvarn.


Offentliga arkiv

Föreningen kan lämna sina äldre handlingar och föremål till det arkiv på hemorten som tar emot sådant. Arkivet kan också ge råd om vad föreningen bör spara och hur och vad föreningen inte behöver spara på.


 

 

 

Återvänd till startsidan                          

    

 

Voluntarius - Ideella Strategier.  E-post: Klicka för mail till Voluntarius om annat än föreningsfrågor  

 

©2017 Voluntarius - Ideella Strategier. Alla rättigheter reserverade.