Voluntarius - Ideella Strategier

Föreningskunskap
Blogg

Protokoll i ideella föreningar - frågor och svar

 

Här besvaras frågor om protokoll i den ideella föreningen.
Det finns också mer information om föreningar under Föreningskunskap. Läs också vårt blogginlägg: Ideella styrelseprotokoll ska inte vara offentliga.
 

 

"Fråga Föreningsdoktorn" upphör svara på frågor

Det är inte längre möjligt att ställa frågor till frågespalten "Fråga föreningsdoktorn".

Tidigare har jag på ideell basis svararat på frågor om ideella föreningar. Det har skett med mejl direkt till frågeställaren. Frågebesvarandet har upphört från och med 28/11 2016. Däremot kommer tidigare publicerade frågor och svar att finnas kvar här på www.voluntarius.com och utökas.

Svaren i "Fråga föreningsdoktorn" är till för dig som är aktiv i en ideell förening och som vill att den ska fungera bra i enlighet med god föreningssed.

Christer Leopold


Innehåll i "Fråga föreningsdoktorn"

Frågor och svar beträffande ideella föreningar har delats upp på följande kategorier:

Fråga Föreningsdoktorn - startsida

Allmänt

Ansvarsfrihet

Arvoden

Jäv

Medlemmars rättigheter

Medlemskap

Protokoll

Stadgar

Styrelsen

Valberedningen

Årsmötet


 

Vem undertecknar årsmötes-protokollet om styrelsens sekreterare hoppat av?

Fråga: Om sekreteraren i styrelsen har hoppat av och inte kan skriva på årsmötesprotokollet och verksamhetsberättelsen. Hur gör man?

 

Voluntarius svar: När det gäller årsmötesprotokollet så ska det undertecknas av den som fungerat som sekreterare på årsmötet och som därför skrivit protokollet. Detta är normalt inte samma person som styrelsens sekreterare. Men om det i detta fall skulle vara så, så handlar det ändå om två helt skilda förtroendeuppdrag. Så även om sekreteren avgått ur styrelsen, så kan han/hon underteckna sitt årsmötesprotokoll. Utan sekreterarens signatur är protokollet inte giltigt.

 

När det gäller verksamhetsberättelsen så ska den undertecknas av alla dem som ingår i styrelsen vid tiden för undertecknandet och innan det sänds ut till medlemmarna inför årsmötet. En ledamot som redan innan dess avgått ur styrelsen behöver inte underteckna verksamhetsberättelsen. Det måste naturligtvis framgå av verksamhetsberättelsen att personen avgått och när.


Ska föreningens ordförande överpröva protokollsjusteringen?

Fråga: Jag är justerare i en ideell förening. Så här skrev föreningens sekreterare till mig:
"När ett protokoll är godkänt av ordföranden skickar jag ut det till justeraren eller justerarna via mejl. Har justerarna synpunkter skriver man in dessa i protokollet med en avvikande färg eller skriver ett mejl om synpunkterna. Jag kollar med ordföranden om justerarens ändringar ska göras."
Jag undrar om det är riktigt att protokollet ska godkännas av ordförande INNAN det sänds till justerarna och sedan även EFTER ändringar av justerare?  

Voluntarius svar: Jag förmodar att du talar om ett årsmötesprotokoll. Om inget annat anges i stadgarna eller annan praxis finns i föreningen, så ska ett sådant protokoll undertecknas av mötessekreteraren och -ordföranden och sedan justeras av justerarna. Alla dessa signaturer ska vara på plats för att protokollet ska vara giltigt.  Det betyder i praktiken att alla dessa måste vara överens om att innehållet på ett korrekt sätt återger vad som hände på årsmötet. Om det råder oenighet måste texten ändras tills alla är överens.  I den processen kan inte mötesordföranden tvinga justerarna att acceptera en viss formulering och vise versa.

Uppföljningsfråga: Innebär inte detta att en dominant ordförande kan se till att ett protokoll utformas efter hennes/hans intentioner? Vad är då vitsen med justerare?

Voluntarius svar: På ett årsmöte skriver mötessekreteraren protokollet och mötesordföranden kontrollerar att allt kommit med som det ska. Detta gör de i sin roll som valda mötesfunktionärer. Det är sedan justerarnas roll att på mötets uppdrag intyga att protokollet på ett riktigt sätt återger vad som hände på årsmötet. Justerarna ska givetvis inte skriva på om de inte anser att protokollet är riktigt. Om de inte skriver på så är protokollet inte giltigt. Det ger justerarna minst lika stor makt som ordföranden och sekreteraren.


Vilka skall skriva på styrelse-respektive årsmötesprotokollen?

Fråga: Sitter som ordföranden i en ideell förening. Här har frågan uppkommit vilka som skall underteckna styrelse- respektive årsmötesprotokoll för att dessa skall vara giltigt. Jag hävdar att alla protokoll skall undertecknas av mötesordföranden. Är detta korrekt?

Voluntarius svar: Det stämmer. Mötesordföranden ska underteckna protokollen, men inte ensam.

Beträffande styrelseprotokollen: Om inte stadgarna säger något annat (vilket de sällan gör) så är det ordföranden och sekreteraren som bägge undertecknar dem.

Beträffande årsmötesprotokollen: Normalt är det noga reglerat i stadgarna vad som ska tas upp på årsmötet. Däremot brukar sällan stadgas hur protokollet ska undertecknas. Normalt säger stadgarna att årsmötet ska välja en mötesordförande, en mötessekreterare och två justeringsmän. Av det följer, om inte stadgarna uttryckligen säger något annat, att alla dessa ska underteckna årsmötesprotokollet för att det ska vara juridiskt giltigt.


Tvist om mötesprotokoll

Fråga: Vad är rätt åtgärd om justerare har anmärkningar på protokollet och sekreteraren anser att skrivningen är korrekt? Kan justeraren eller ordföranden ändra eller skriva om hela protokollet? Eller är rätt åtgärd att skriva under men lämna anmärkningar i bilaga?

Voluntarius svar: Protokollet är ett juridiskt dokument. Det är i första hand mötets sekreterare som ansvarar för att det är korrekt. Justerarens uppgift är att intyga att så är fallet. För att protokollet ska vara giltigt ska det alltså vara undertecknat av både sekreteraren och av justeraren (litet beroende på vad som sägs i stadgarna).

Om sekreteraren och justeraren inte kommer överens så kan inte ordföranden eller justeraren skriva om protokollet. Och skulle de göra det så krävs ändå sekreterarens signatur för att det ska var giltigt.

Justeraren kan däremot i protokollet skriva in och underteckna sin anmärkning. Justeraren kan om det är lämpligt godkänna protokollet med denna anmärkning. Eftersom det då förblir oklart om vad som har beslutats på den omstridda punkten så kan det beslutet inte genomföras. Om justeraren inte skriver under protokollet alls, då kan inga av besluten genomgöras. Lösningen på dessa problem är att ta upp protokollet på nästa möte av samma slag. Detta möte är nämligen suveränt att vid behov granska, ändra och justera sina egna protokoll. Mötets beslut förs då in i det nya protokollet.


Hur snart ska årsmötesprotokollet justeras?

Fråga: Jag undrar över hur lång tid som får passera mellan årsmöte och justeringen? De har gått mer än en månad hos oss och jag vet inte vart jag ska vända mig med räkningar och andra dokument som kommer in till mig som är sekreterare.

Voluntarius svar: Årsmötesprotokoll måste justeras skyndsamt. Innan dess är det inte giltigt precis som du säger. Det hindrar alltså föreningens arbete. Det finns inga bestämda regler om när årsmötesprotokollet ska vara justerat (om det inte finns något i stadgarna), men enligt min uppfattning bör det ske inom ett par veckor och får inte ta mer än en månad.


 

 

 

Återvänd till startsidan                          

    

 

Voluntarius - Ideella Strategier.  E-post: Klicka för mail till Voluntarius om annat än föreningsfrågor  

 

©2017 Voluntarius - Ideella Strategier. Alla rättigheter reserverade.